Para emitir su primera factura electrónica real como persona natural No Responsable de IVA, siga estos pasos detallados y precisos utilizando la solución gratuita de la DIAN:
Capítulo 1: Acceso al Sistema de Producción
- Ingreso: Diríjase al sitio web oficial de la DIAN (www.dian.gov.co), busque la sección "Temas de interés", seleccione "Factura Electrónica" y luego haga clic en "Facturando Electrónicamente".
- Autenticación: Elija el tipo de usuario "Persona", ingrese su tipo y número de documento. El sistema enviará un token de acceso (un enlace) al correo electrónico registrado en su RUT.
- Entrada: Abra su correo, haga clic en el enlace "Acceder" e ingresará al tablero principal del software gratuito.
Al ser su primera factura, asegurese de para habilitar la numeración de facturación en: https://catalogo-vpfe.dian.gov.co/Software/AddNumberRange
Luego entrar a https://gratis-vpfe.dian.gov.co/ioFacturo/Documents/FacturaElectronica
Capítulo 2: Configuración Inicial (Emisor, Clientes y Productos)
Antes de facturar, debe tener la información base lista: https://gratis-vpfe.dian.gov.co/IoFacturo/Folio
- Datos del Emisor: En la parte superior derecha, verifique en "Datos de usuario" que su información sea coherente con su RUT. Asegúrese de que su responsabilidad aparezca como "No responsable de IVA" (Responsabilidad 49) y registre su actividad económica principal (código CIIU de la casilla 46 del RUT).
- Crear el Cliente (Adquiriente): Vaya a "Configuración" > "Adquiriente/Comprador" y seleccione "Crear nuevo". Complete los datos obligatorios (marcados con asterisco) usando el RUT del cliente: NIT o cédula, razón social o nombres, dirección, correo electrónico y su responsabilidad tributaria (ej. "R-99-PN" para personas naturales).
- Crear el Producto o Servicio: En "Configuración" > "Producto/Servicio", haga clic en "Crear nuevo". Asigne un código interno, descripción y precio unitario. Al ser no responsable de IVA, asegúrese de configurar los impuestos según su realidad tributaria (generalmente sin IVA o con tarifa 0).
Capítulo 3: Elaboración de la Factura de Venta
- Iniciar documento: En el menú principal, seleccione "Facturación Electrónica" > "Factura de Venta".
- Datos del Documento: Verifique la fecha de emisión (debe ser la del día actual) y el prefijo de su resolución autorizada. Elija el medio de pago (contado o crédito).
- Cargar Cliente: En la sección "Datos del Adquiriente", use el icono de la lupa para buscar y seleccionar el cliente que creó previamente; el sistema llenará los datos automáticamente.
- Cargar Producto: En "Detalles del producto", use nuevamente la lupa para buscar su producto o servicio. Ingrese la cantidad y verifique que el total sea correcto. Importante: Si no aplica descuentos, el campo debe registrarse con el valor 0 y no quedar vacío.
Capítulo 4: Firma y Envío
- Previsualizar: Al final del formulario, haga clic en el botón "Previsualizar" para revisar la representación gráfica de la factura.
- Firmar y Guardar: Si todo es correcto, presione "Firmar y Guardar". En este momento, la factura se transmite a la DIAN para su validación, se genera el CUFE (Código Único de Factura Electrónica) y se envía automáticamente al correo del cliente.
- Descarga: El sistema le permitirá descargar una carpeta comprimida con el archivo XML (valor legal) y el PDF (representación gráfica).